El expediente electrónico judicial es un conjunto de
documentos que componen un procedimiento administrativo y que están totalmente
en apoyo electrónico.
El Estado ha incorporado las buenas prácticas
gubernamentales e instrumentos tecnológicos importantes que sirven para un
mejor manejo administrativo a favor de la ciudadanía, bajo los principios de
“celeridad y transparencia”. Es por ello de la incorporación del expediente
electrónico judicial. “Este documento pretende modernizar el órgano
jurisdiccional incorporando nuevas herramientas tecnológicas para lograr mayor
confianza y seguridad en el servicio de justicia”.
La desmaterialización del expediente con el proceso
electrónico judicial, la incorporación en la legislación del concepto de
evidencia digital, el uso de la agenda electrónica, la firma digital y de
instrumentos estadísticos y electrónicos que midan los indicadores
judiciales.
Cabe señalar que la Oficina Europea de Cooperación
Judicial y el organismo de Cooperación Jurídica y Judicial Internacional de los
países Iberoamericanos firmarán un memorándum de entendimiento en busca
de una mayor cooperación transatlántica del cual Perú fue parte.
Los procesos podrán desarrollarse en 26 días, lo que
usualmente duraba 151 días.
Este
proyecto piloto se iniciara en la capital de Lima, iniciándose en los juzgados
comerciales y luego se darán en los ámbitos jurisdiccionales civiles y penales.
Ø Hacer uso de diferentes herramientas tecnológicas y el uso del
internet a través de un servidor, los abogados de los litigantes podrán iniciar
un juicio sólo cargando el expediente en línea.
Ø Otro de los objetivos que señala este proyecto, ofrecerá una mayor
transparencia en los procesos y se evitará la corrupción en la
administración de justicia, este tendrá una duración de seis meses de
implementación toda vez que el Presidente del poder judicial lo apruebe. Dicho
proyecto demandará 400, 000 mil destinados en capacitación de los jueces y
secretarios judiciales.
Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes
deben trabajar sobre ellos (sean oficinas, organismos u organismos diferentes),
que pueden estar ubicadas en lugares distantes; el trámite se vuelve más rápido
y económico, y la gestión más eficiente. Evita el extravío de expedientes en
papel, lo que usualmente genera grandes retrasos. La búsqueda y recuperación de
los expedientes deja de ser un problema.
El soporte electrónico permite que los expedientes
sean iniciados desde distintas ubicaciones geográficas, sin estar limitados por
restricciones horarias (de atención al público, horarios laborales o husos
horarios). Permite la interacción y el trabajo sin requerir de la presencia
física de los usuarios. De este modo se favorece la descentralización y se
acerca el trámite al usuario.
El expediente electrónico se regula por un marco legal
que legitima y legaliza los procesos documentales electrónicos. Cada actuación
en el expediente que esté firmada electrónicamente, reviste el mismo valor
legal y documental que en el soporte papel.
El expediente electrónico puede ser seguido por el
interesado paso a paso, conociendo su estado, en qué etapa se encuentra y
cuáles son las siguientes. Esta información es actualizada cada vez que el expediente
se mueve en la organización, pudiendo estar a disposición del interesado las 24
horas del día, a través de Internet.
Los expedientes 100% electrónicos pueden ser inter
operados entre diversos organismos o empresas sin necesidad de trasiego de
papeles ni demoras por traslados. Además se evita el riesgo de deterioro y de
extravío de documentos durante su transferencia.
El expediente electrónico funciona con documentos
electrónicos capaces de circular entre personas, pudiendo ser modificados según
protocolos de autorización previamente estipulados y firmados electrónicamente.
Así es posible pasar del uso del papel como soporte documental hacia el soporte
digital, sin perder garantías de calidad y validez, ni opciones en la
diversidad de trámites disponibles.
El expediente electrónico puede ser localizado
rápidamente en bases de datos indexadas. Su inmaterialidad permite que puedan
ser almacenados sin necesidad de grandes espacios físicos. La tecnología
permite que los documentos de diversos tipos de expedientes se almacenen en un
repositorio único organizado y centralizado, que pueda ser accedido por todos
los usuarios autorizados y que cuente con un mecanismo de respaldo que asegure
su contingencia.
Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces
como sea necesario, y obtener cada vez copias fieles del original. En el caso
del expediente que se inicia a través de formularios o cartas en formato papel
las copias que de ellos se generen deberán atravesar un nuevo proceso
administrativo para ser autenticados, resultando en procedimientos largos y
engorrosos. Sin embargo, con el soporte electrónico estas nuevas etapas en el
flujo documental no son necesarias.
El expediente electrónico es mucho más seguro que el
que emplea soporte papel. No es posible que se extravíen páginas o se las
elimine sin que haya registro sobre quién y cuándo sucedió. No es necesaria su impresión
en papel a modo de respaldo, sino que se enmarca en las políticas de respaldo
de bases de datos disponibles en la organización. No existe deterioro de los
documentos electrónicos. Los mecanismos de firma electrónica descritos a
continuación garantizan que el trámite electrónico sea aún más seguro que uno
en papel.
· Ahorro de papel, y no desaparición (digitalización de la información).
· Ahorro de espacio de almacenaje, tanto de expedientes vivos como cerrados.
· Ahorro de costes.
· Mayor celeridad en la realización de trámites (baste pensar en toda la
información a la que ahora el Juzgado puede acceder a través del punto neutro
en tiempo real, cuando antes había que oficiar, expedir el oficio, esperar
respuesta).
· Desaparición de desplazamientos del personal.
· El expediente siempre estará a disposición de los profesionales que
intervengan en el mismo en cualquier momento (se acabó, desde el punto de vista
del profesional realidades como “lo lleva mi compañero y no está”; “el
expediente lo tiene el Secretario”; “lo tiene Fiscalía”; “los expedientes del
juicio de mañana ya los tiene Su Señoría”).
· Facilidad en la presentación y traslado de documentos… y muchas más, que
todos los lectores podrán imaginar.
o Anula la
posibilidad del extravío o hurto del expediente papel y el posterior engorroso
trámite de reconstitución.
o Permite la
consulta online (las 24 horas) del expediente judicial, desde cualquier sitio.
o Permite la
generación e incorporación de escritos judiciales.
o La duración
de vida útil del expediente electrónico sería muy amplia. Por el contrario, el
papel a los 10 o 15 años, y con el contacto diario del operador de justicia y
de las partes se va depreciando en su calidad, haciéndolo ilegible y TAMBIÉN
DAÑINO A LA SALUD.
o Se elimina
la posibilidad de que el expediente electrónico sea víctima de agentes
externos, como el agua (filtraciones, inundaciones) y el fuego (incendio).
o Permite la
comunicación digital.
o En armonía
con la naturaleza, se evitaría el uso masivo del papel en los trámites
judiciales, y con ello menos árboles serían derribados para la producción del
insumo.
o Como un gran
avance, se eliminaría la adulteración de expedientes, en razón de la existencia
ÚNICA en soporte informático, disponible en forma permanente a las partes.
o Se registra
una importante merma en la concurrencia de profesionales abogados y partes a
las ventanillas de los tribunales.
o El
funcionario judicial tiene menos tensión y más concentración en la producción
laboral diaria en las causas.
o La celeridad
en la administración de justicia se ve beneficiada con la implementación válida
de la NOTIFICACIÓN ELECTRONICA a las partes.
o La FIRMA
DIGITAL tiene pleno valor; con el consiguiente ahorro de papel y tiempo
utilizados en la realización de trámites que obligan actualmente a las partes a
firmar con puño y letra.
o El proceso
judicial se optimiza y se ahorrar tiempo vital para las partes, dado que las
actuaciones son más rápidas y efectivas.
o El expediente
judicial electrónico brinda a las partes la posibilidad de realizar un
seguimiento online permanente de sus presentaciones y resoluciones.
o El eterno
problema de la presentación del escrito fuera de plazo es parte de la
historia judicial; al permitir el control de las partes desde cualquier lugar.
v Una alta inversión financiera por parte del Estado, la misma será
totalmente justificada al permitir al ciudadano gozar de más confianza en el
sistema judicial, y con ello, la tan anhelada “SEGURIDAD JURIDICA”.
v Implica un tiempo prudencial de capacitación e implementación gradual de
uso del sistema electrónico.
v Los Servidores Informáticos que graban y mantienen disponible las
actuaciones judiciales en las causas.
v Operadores informáticos capaces y honestos.
v Las Facultades de Derecho deberán formar a sus estudiantes de grado y
posgrado en la utilización del Expediente Judicial Electrónico, creando la
materia respectiva.
