EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EN EL PERÚ
Tanto que un expediente, no es otra cosa que un conjunto de documentos en papel, muchas veces voluminoso, que requiere un traslado lento de los mismos entre los funcionarios para que lo lean y actúen sobre él, la aplicación del expediente electrónico permite almacenar y gestionar documentos de forma automatizada por medio de bases informáticas donde el usuario final podrá ingresar a la información de forma fácil y sencilla para su consulta.
Tal y como lo ha señalado el Presidente del Poder Judicial, César San Martín: “Esta iniciativa forma parte de un vasto programa de tecnologías de la información para facilitar el acceso a la justicia, de acuerdo a las exigencias y tendencias existentes en todo el mundo”. En el mismo sentido la ex jefe del del Gabinete, Rosario Fernández expresó: “Si tengo un trámite pendiente en el Ministerio de Vivienda, o de Relaciones Exteriores o de Agricultura, puedo llegar a mi casa después de trabajar y, pese a que no sean horas de atención al público, puedo desde mi sistema ingresar y formular mi solicitud, mi descargo y presentar mis pedidos o recursos.” “Es casi un Estado que no deja de trabajar, un Estado que no descansa, que va a poder darle lugar a la población a que pueda acelerar y simplificar sus procesos.”
Sin embargo desde la implantación del sistema del expediente electrónico en el Perú a la fecha, ¿qué beneficios hemos tenido? este modelo propio de justicia en red, ha permitido reducción en tiempo en el tiempo de espera, incremento en productividad, ahorro de papel, gestión automatizada; de esta manera se ha evitado el trasiego de los documentos en papel que forman el expediente, entre las personas, entre oficinas y entre diferentes organismos, que traía consecuencias como el extravío, la pérdida de confidencialidad, la sustracción de fojas, el deterioro de los papeles, el acceso no autorizado a los documentos, y por otro lado, económicamente hablando, se han aminorado los costos, ya que el manejo de estos documentos en papel, tanto en la impresión, como en el traslado y el almacenamiento y preservación de los mismos. Además de lo dicho, es claro que el expediente electrónico proporciona mayor transparencia a la administración, ya que los usuarios sean ciudadanos, funcionarios, gerentes, directores, cuentan con herramientas para controlar y dar seguimiento a sus documentos.
Por estos motivos, hace algunos años que se ha comenzado a implantar el expediente electrónico en el ámbito judicial, de modo que manteniendo el espíritu y objeto de estos tipos de documentos que se traducen a las actuaciones procesales, los mismos sean tramitados de forma electrónica en lugar de en papel, teniendo las partes la posibilidad de acceder a la información desde cualquier instrumento electrónico que cuente con internet.
En definitiva, dicho mecanismo electrónico encuentra tres pilares básicos que han mejorado y hecho más rápido la aplicación de la justicia y el alcance de la información a los justiciables: primero utilizando de manera más eficiente los propios recursos, en segundo lugar, uniformiza ndo el servicio, ya que solamente se necesita un tipo de procedimiento; y tercero, abaratando el costo porque ya no se necesitaría de documentos escritos para brindarles el acceso a los recurrentes, pudiéndolo hacer ellos mismos o a través de sus correspondientes abogados.
En la Legislación de España en la Ley 18/2011 del 05 de Junio , Reguladora de las Tecnologias de la Informacion y la Comunicación en la Administracion de Justicia , en su articulo 26 que citamos a continuacion define el Expediente Electronico Judicial: “El expediente judicial electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento judicial, cualquiera que sea el tipo de información que contenga. Así También en su art. 27 dispone: “Tendrán la consideración de documentos judiciales electrónicos las resoluciones y actuaciones que se generen en los sistemas de gestión procesal, así como toda información que tenga acceso de otra forma al expediente, cuando incorporen datos firmados electrónicamente en la forma prevista en la Sección II del Capítulo II del Título III de la presente Ley.”
También podemos citar que en la Legislación Argentina, ya se promulgó una ley que regula los Expedientes Electrónicos, en la cual se establece la autorización para la utilización de expedientes electrónicos, incluso con domicilios electrónicos constituidos en todos los procesos judiciales y administrativos que se tramitan ante el Poder Judicial de la Nación, con idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales. Sin dudas un gran avance para nuestra materia y esperamos que para toda la Justicia Nacional.
Ventajas del Expediente Electrónico Judicial:
- Transparencia y acceso
- Eficiencia
- Fácil ubicación de expedientes
- Seguridad
- Mayor dificultad de adulteración
- Calidad de la gestión
- Disminución de costos
- Mantenimiento de la información
Los expedientes serán tratados uniformemente sin importar la dependencia a la que pertenecen. Eliminación del archivo físico de expedientes una vez que se tengan todos en forma electrónica. Basándonos en nuestra Legislación, el Presidente del Poder Judicial, Cesar San Martin Castro, que se busca que en un corto plazo, se comience a implementar con mayor eficacia los Expedientes Electrónicos judiciales ; y este también señaló que otro objetivo es la centralización de la base de datos, con la creación de un “data center” propio. Indicó que la implementación de este sistema tecnológico, garantizará una mejor calidad y profesionalización del personal, “una revolución” en el modo de trabajar de los jueces.
Los Expedientes Electrónicos Judiciales, son un gran avance que ayuda a la administración de justicia hoy en día, en nuestro país, así como otros de Latinoamérica y el mundo. Su correcta implementación en nuestro sistema judicial, agilizaría la administración de justicia, así como la eficacia y transparencia en la misma. Así también que el contraste en cuanto a recursos financieros, recursos humanos y procedimientos legales con esta innovación será menor en gran medida.
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